SISTEM PENGENDALIAN INTERN (SPI) TERHADAP PENGOLAHAN DATA ELEKTRONIK (PDE) PADA SIKLUS PENJUALAN (Studi Kasus pada PT. DIOMA Malang)

BAB I

PENDAHULUAN

1.1    Latar Belakang

Perubahan pola pikir, kebutuhan, dan terutama perubahan gaya hidup merupakan gejala semakin majunya manusia pada era kini. Dunia perekonomian pun mengalami perubahan yang sangat pesat dimana ditandai dengan semakin cepatnya arus informasi yang terjadi di pasar. Setiap perusahaan harus saling bersaing mempertahankan kelangsungan hidupnya. Hal ini menyebabkan meningkatnya kebutuhan perusahaan akan sumber informasi yang cepat dan akurat dalam pengambilan keputusan.

Fakta yang terjadi saat ini adalah meningkatnya pengolahan data di perusahaan dengan menggunakan komputer. Harapan yang timbul dari kondisi tersebut adalah kebutuhan setiap bagian atau manajemen perusahaan akan informasi dapat dengan segera diperoleh. Oleh karena itu, operasional perusahaan dapat berjalan bila didukung oleh adanya informasi yang cepat dan akurat.

Penggunaan komputer dalam perusahaan akan berdampak pada pengolahan dan penyimpanan data yang membawa perubahan pada perusahaan itu  sendiri dan juga prosedur yang  diterapkan   sebagai pengendalian internal. Perubahan yang mungkin terjadi adalah semakin hematnya waktu yang diperlukan untuk memperoleh sebuah informasi yang diperlukan manajemen untuk membuat keputusan.

Ketika sebuah perusahaan yang menggunakan pengolahan data secara manual melakukan perubahan total dengan pengolahan data menggunakan komputer (elektronik) maka terjadi perubahan besar dalam perusahaan. Pendidikan khusus dan pelatihan bagi karyawan harus diadakan untuk membantu pemahaman cara pengoperasian program komputer. Selain itu, semakin besarnya faktor biaya yang akan dikeluarkan oleh perusahaan untuk mewujudkannya.

Pengolahan data yang diterapkan merupakan suatu proses untuk melakukan  manipulasi  dan  pemakaian  data.  Proses  tersebut  dilakukan melalui   kegiatan perekaman,   klasifikasi, penyortiran, penghitungan, pengikhtisaran  dan  pelaporan (Sugiarto,  1987; 4).   Pengolahan  data menggunakan komputer (elektronik) dalam perusahaan dapat diketahui dengan  adanya  pemusatan  fungsi  dan  pemusatan  data.  Ciri  ini  akan membawa perhatian perusahaan pada evaluasi struktur pengendalian intern yang dilaksanakan.

Hal ini perlu mendapat perhatian khusus terutama ketika auditor yang ditunjuk akan melakukan pemeriksaan terhadap sistem yang akan diaudit. Pengolahan  data  elektronik  (selanjutnya  akan  disebut  PDE)  berpengaruh pada profesi auditor dimana profesi ini dituntut untuk menguasai aplikasi program yang digunakan oleh kliennya.

Sistem pengolahan data manual dan PDE memiliki beda yang sangat besar sehingga dibutuhkan keahlian tertentu untuk dapat menggunakannya. Penerapan PDE pada perusahaan akan dapat membantu perolehan evaluasi bukti sehingga efektivitas dan efisiensi dapat tercapai. Semakin pentingnya PDE saat ini menuntut perusahaan untuk memiliki Struktur Pengendalian Intern (selanjutnya akan disebut SPI) yang baik pula. PDE memiliki hubungan dengan SPI perusahaan dimana terdapat pemisahan fungsi yang jelas dalam pelaksanaan operasional.

Tujuan penerapan SPI dalam perusahaan adalah untuk menghindari adanya penyimpangan  dari prosedur.  Hal    ini    menunjukkan    bahwa perusahaan terutama manajemen berusaha untuk menghindari resiko dari adanya penerapan suatu sistem. Banyak dan detailnya prosedur yang dibuat tidak menutup kemungkinan akan timbulnya resiko penyimpangan. PDE merupakan salah satu metode yang digunakan sebagai alat pengolahan data dalam perusahaan.

SPI memiliki tiga elemen penting yang mendukung (IAI; 2002; 23) yaitu  lingkungan  pengendalian,  sistem akuntansi,  dan  prosedur pengendalian. Lingkungan pengendalian dalam perusahaan meliputi semua unsur yang mendorong terciptanya efektivitas kebijakan perusahaan dimana unsur  ini  lebih  dititikberatkan  pada  sumber  daya  manusia  yang  tersedia dalam perusahaan.

Manajemen perusahaan membuat suatu prosedur yang digunakan sebagai  acuan  operasional  perusahaan  yang  mencakup  cara  dokumentasi atau pencatatan atas semua transaksi yang telah terjadi. Kondisi semacam ini disebut dengan sistem akuntansi. Selain itu, untuk memperoleh suatu keyakinan memadai akan tercapainya tujuan perusahaan maka diperlukan suatu prosedur pengendalian yang menjelaskan otorisasi transaksi dan aktivitas, pemisahan tugas hingga adanya verifikasi atas dokumen.

Hal yang sama juga harus dilaksanakan atas PDE. SPI atas PDE sangat penting karena data yang dimiliki berjumlah besar yang pasti akan menimbulkan dampak yang lebih besar. Selain itu, pengawasan akan kelayakan data harus dilakukan  sehingga  penyelewengan   terhadap kecanggihan PDE tidak akan terjadi.

Ada dua macam pengendalian dalam PDE yaitu pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. Kedua jenis pengendalian ini bertujuan untuk mencegah  dan  mendeteksi  kecurangan  yang  dilakukan  baik  itu  pada pemakai  data  (operator)  maupun  penyelewengan  akan  aplikasi  program yang diterapkan pada sistem perusahaan.

Setiap kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan ditujukan untuk mencapai laba. Laba tercapai ketika perusahaan memiliki pemasukan terhadap kas akibat adanya suatu transaksi penjualan. Order penjualan bagi perusahaan merupakan tahap awal dari transaksi penjualan. Kemudian order ini  berlanjut  dengan  adanya  pengakuan  piutang  ketika  penjualan  terjadi secara  kredit.   Tahap  akhir    dari  transaksi  penjualan adalah  adanya penerimaan sejumlah kas dari pelunasan piutang yang dimiliki atau penerimaan kas dari penjualan tunai. Semua tahap dari transaksi tersebut harus  dicatat  dan  didokumentasikan  sesuai  kebijakan  dan  prosedur  yang telah ditetapkan.

Bagian yang bertanggungjawab atas segala aktivitas atau transaksi penjualan adalah bagian penjualan sesuai dengan prosedur yang mengatur tentang transaksi ini. Berkaitan dengan PDE yaitu penggunaan komputer akan sangat membantu bagian penjualan untuk mengontrol informasi yang dibutuhkan terutama ketika masih ada piutang yang harus ditagih. Untuk mendukung hal itu maka ada beberapa personil yang harus memiliki keahlian-keahlian berikut, yaitu: memahami konsep dan desain sistem dan kemampuan menggunakan komputer dalam mengolah data yang masuk.

Ketika suatu wewenang diberikan pada pihak yang bertanggungjawab (dalam hal ini bagian penjualan) maka harus ada pengendalian dalam pelaksanaannya agar penyelewengan dapat dihindari. Begitu pula, dengan pelaksanan SPI atas pengolahan data transaksi penjualan yang terjadi di PT. DIOMA Malang. PT. DIOMA yang merupakan sebuah perusahaan penerbit buku yang berdomisili di daerah Malang menerapkan teknologi komputer dalam operasional pengolahan datanya.

Penerapan teknologi komputer ini mendukung aktivitas penjualan perusahaan dimana dalam pelaksanaannya setiap personil perusahaan diharuskan mengikuti prosedur yang telah ditetapkan. Prosedur yang ditetapkan oleh direktur dimaksudkan agar data yang diolah dapat menghasilkan informasi yang tepat guna bagi pemakai. Pemakai informasi tersebut adalah pihak manajemen dan juga komisaris perusahaan.

Untuk menghindari terjadinya fraud (kecurangan)-yang merupakan salah satu resiko- maka diperlukan pengendalian terhadap pengolahan data tersebut.   Prosedur    yang  dibuat  harus  diteliti  antara  peraturan  dan pelaksanaannya terlebih ketika perusahaan menerapkan teknologi komputer dalam kegiatan operasionalnya. Kesalahan input data baik dengan disengaja maupun tanpa sengaja membutuhkan pengendalian.

Setiap laporan yang dihasilkan dari pengolahan data tersebut dibuat dengan tujuan untuk mengetahui kinerja perusahaan. Dalam pengendalian pengolahan data tersebut banyak hal yang harus dicermati oleh PT. DIOMA terlebih  jika  ada  celah  bagi  fraud (kecurangan)  untuk  muncul  karena kejadian ini bisa timbul baik dari pihak intern perusahaan maupun pihak luar. Berdasarkan pemaparan di atas, penulis bermaksud untuk melakukan penelitian terhadap satu obyek dengan judul "SISTEM PENGENDALIAN INTERN (SPI) TERHADAP PENGOLAHAN DATA ELEKTRONIK (PDE) PADA SIKLUS PENJUALAN (Studi Kasus pada PT. DIOMA Malang)"

1.2    Rumusan Masalah

Permasalahan yang akan dibahas pada usulan skripsi ini adalah:

1. Bagaimana penerapan SPI terhadap PDE pada prosedur penjualan di PT. DIOMA Malang?


2. Bagaimana  penerapan  SPI  terhadap  PDE  pada  prosedur  pengakuan piutang di PT. DIOMA Malang?


3. Bagaimana penerapan SPI terhadap PDE pada prosedur penerimaaan kas di PT. DIOMA Malang?