SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN PENERIMAAN KAS PADA PERUSAHAAN ROKOK “X”

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Perusahaan rokok di Indonesia semakin menjamur, walaupun tidak semuanya dikenal oleh seluruh masyarakat Indonesia paling tidak mereka dikenal di daerah asalnya. Semakin banyaknya perusahaan rokok maka persaingan yang ada semakin ketat. Dan persaingan selalu muncul dalam dunia usaha. Dimana setiap perusahaan memiliki kompetensi yang berbeda-beda antara yang satu dengan yang lain. Perusahaan yang memiliki kompetensi yang paling baik akan mampu bertahan dalam dunia persaingan. Hal yang paling mendasar adalah perusahaan harus mengetahui kompetensi yang dimiliknya. Untuk itu perusahaan membutuhkan sejumlah informasi yang akan digunakan sebagai pedoman dan dasar operasional perusahaan. Informasi merupakan data yang telah tersaring, terorganisir, terealisasi, dan saling berhubungan sehingga berguna untuk mencapai tujuan organisasi (Riasetiawan,2004:2).

Setiap perusahaan memiliki tujuan yang berbeda pada saat pertama kali didirikan. Hal ini dipengaruhi oleh beberapa faktor, baik dari para pendiri perusahaan maupun kondisi lingkungan yang dihadapi pada saat itu. Faktor yang datang dari para pendiri perusahaan antara lain cara pandang, latar belakang pendidikan, budaya, agama. Sedangkan faktor yang berasal dari lingkungan antara lain teknologi, politik, kondisi perekonomian. Namun tidak bisa dipungkiri bahwa setiap perusahaan memiliki beberapa kesamaan tujuan yaitu mengalami pertumbuhan dan kelangsungan hidup perusahaan.

Untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan perusahaan maka informasi akan dibutuhkan sebagai sarana komunikasi yang utama untuk keperluan pengambilan keputusan dan perumusan kebijakan. Hal ini juga diperlukan perusahaan manufaktur. Perusahaan manufaktur selalu berkecimpung dengan usaha jual menjual, begitu pula perusahaan rokok, yang merupakan salah satu bentuk perusahaan manufaktur. Berbagai strategi dirumuskan dan diterapkan perusahaan untuk meningkatkan penjualan mereka. Untuk mendapatkan informasi yang akurat dan valid maka perusahaan perlu merumuskan suatu sistem informasi, terutama sistem informasi penjualan dan penerimaan kas perusahaan rokok.

Setiap perusahaan memiliki spesifikasi penjualan. Secara garis besar ada tiga macam spesifikasi penjualan yang umum digunakan perusahaan, yaitu berdasarkan jenis produk, petugas penjual, dan wilayah penjualan. Untuk perusahaan rokok "X" memiliki spesifikasi penjualan menurut wilayah penjualan atau lebih sering disebut dengan kanvasser. Alasan perusahaan rokok "X" menerapkan kanvasser karena dianggap strategi paling menguntungkan untuk mereka. Penjualan rokok perusahaan rokok "X" tersebar ke beberapa wilayah, dengan kanvasser akan memudahkan pihak manajemen perusahaan untuk mengevaluasi kinerja perusahaan. Selain itu dengan kanvasser perusahaan dapat menganalisa pasar penjualannya, pelanggan, penyalur, kebutuhan, selera regional, persediaan, dan kebutuhan lingkungan.

Riasetiawan (2004:2) menyimpulkan kriteria-kriteria informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan sebagai berikut :

1. Relevan, suatu informasi mempunyai manfaat sebagai dasar pengambilan keputusan


2. Akurat, ketepatan, dan dapat diandalkannya suatu informasi


3. Tepat waktu, informasi yang diperoleh terbaru dan mudah diperoleh saat dibutuhkan


4. Ringkas, informasi telah dikelompokkan sehingga tidak perlu diterangkan


5. Jelas, tingkat informasi dapat dimengerti oleh penerima


6. Dapat dikuantifikasi, tingkat informasi dapat dinyatakan dalam bentuk angka


7. Konsisten, tingkat informasi dapat diperbandingkan.

Sistem informasi penjualan dan penerimaan kas memiliki arti penting bagi perusahaan. Pengelolahan informasi membutuhkan kecepatan dan ketelitian proses, maka perusahaan akan memerlukan sistem informasi penjualan dan penerimaan kas yang sesuai dengan kebutuhan bidang usahanya.

Dalam sistem informasi penjualan dan penerimaan kas mengulas tentang prosedur penjualan dan penerimaan kas, bagian-bagian yang terkait yang terangkai dalam suatu prosedur, formulir-formulir yang digunakan perusahaan, dan penerapan pengendalian internal perusahaan.

Prosedur penjualan dan penerimaan kas merupakan kunci penting dalam pelaksanaan sistem informasi penjualan dan penerimaan kas dalam suatu perusahaan. Baik itu prosedur untuk order penjualan, prosedur pencatatan piutang, prosedur pendistribusian penjualan, dan sebagainya. Pelaksanaan prosedur yang tidak atau kurang sesuai dengan standar yang ditetapkan perusahaan akan menjadi masalah bagi perusahaan, yang nantinya akan mempengaruhi keefektifan dan keefisienan kinerja perusahaan. Tidak adanya prosedur yang seharusnya diterapkan perusahaan merupakan salah satu masalah yang mungkin muncul dalam perusahaan. Ada bagian prosedur yang hilang atau tidak dicantumkan oleh perusahaan rokok "X" ini.

Bagian-bagian terkait yang terangkai dalam suatu prosedur juga merupakan hal penting yang perlu diperhatikan perusahaan. Untuk sistem informasi penjualan dan penerimaan kas ini bagian-bagian yang terkait adalah bagian penjualan, bagian kredit (untuk penjualan kredit), bagian penagihan, bagian akuntansi, dan bagian-bagian terkait lainnya. Dalam pelaksanaannya setiap bagian ini memiliki tugas dan tanggungjawab yang berbeda-beda namun masih saling terkait dengan bagian yang lainnya. Pemisahan bagian-bagian yang terkait secara jelas wajib dijalankan perusahaan, hal ini untuk menghindari terjadinya penggandaan pelaksanaan tanggungjawab. Dalam perusahaan rokok "X" ini ada beberapa  bagian yang dijadikan satu, sehingga terjadi penggandaan pelaksanaan tanggungjawab dalam satu bagian.

Begitu juga halnya dengan penggunaan formulir-formulir perusahaan dan penerpan pengendalian internal perusahaan. Formulir-formulir yang digunakan harus mampu memberikan informasi yang dibutuhkan oleh bagian-bagian (fungsi-fungsi) yang ada dalam sistem informasi penjualan dan penerimaan kas perusahaan. Perusahaan rokok "X" ini menggunakan formulir yang berbeda-beda untuk satu fungsi yang sama. Pengendalian internal yang baik juga harus diperhatikan oleh perusahaan. Seperti perusahaan rokok "X" ini, mereka kurang mampu menerapkan pengendalian internal dengan baik.

Keempat hal diatas merupakan hal-hal penting yang harus diperhatikan dan diterapkan oleh perusahaan. Dengan penerapan sistem informasi penjualan dan penerimaan kas tersebut diharapkan dapat memberikan informasi yang berbobot, akurat, dan valid karena akan dijadikan dasar pengambilan keputusan, baik oleh pihak internal maupun eksternal perusahaan.

Dari uraian di atas maka penulis ingin mengetahui lebih jauh mengenai penerapan sistem informasi penjualan dan penerimaan kas dalam perusahaan rokok.

Adapun judul dalam penulisan skripsi ini adalah : "Sistem Informasi Penjualan dan Penerimaan Kas pada Perusahaan Rokok "X".

1.2 Rumusan Masalah

Penulis mencoba mengkaji sistem informasi akuntansi yang telah digunakan perusahan, serta mengkaji beberapa alternatif sistem informasi akuntansi yang lebih baik dengan mempertimbangkan hasil atau manfaat yang akan diperoleh.

1. Bagaimana penerapan  sistem informasi penjualan pada perusahaan rokok "X" ?

a. Bagaimana penerapan prosedur penjualan di perusahaan ?

b. Bagaimana perusahaan memproses dan menggunakan informasi penjualan ?

c. Bagaimana penerapan pengendalian internal penjualan perusahaan ?

2. Bagaimana penerapan sistem informasi penerimaan kas pada perusahaan rokok "X" ?

a. Bagaimana penerapan prosedur penerimaan kas di perusahaan ?

b. Bagaimana perusahaan memproses dan menggunakan informasi penerimaan kas ?

c. Bagaimana penerapan pengendalian internal penerimaan kas perusahaan ?