SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN PERSEDIAAN SUKU CADANG PADA PT. KERETA API INDONESIA (PERSERO) DAERAH OPERASI IV SEMARANG

BAB I

PENDAHULUAN

1.1.   Latar Belakang

Salah satu sistem akuntansi yang digunakan oleh sebuah perusahaan adalah sistem akuntansi pembelian. “Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan” (Mulyadi 2001:299). Penerapan sistem akuntansi pembelian untuk pembelian persediaan pada perusahaan jasa itu sangat penting, yang mana pembelian yang dilaksanakan dalam suatu perusahaan tersebut dapat dipisahkan menjadi dua bagian besar. Pertama, pembelian yang dilaksanakan ini bertujuan untuk dapat mempertahankan agar fasilitas yang ada dalam perusahaan tersebut dapat dipergunakan dengan sebaik-baiknya. Kedua, pembelian yang dilaksanakan suatu perusahaan adalah Bahan Baku/Bahan Bakar, dimana itu merupakan kebutuhan rutin untuk pelaksanaan kegiatan dalam perusahaan tersebut.

Sistem akuntansi pembelian yang baik merupakan suatu proses keseluruhan prosedur dan teknik yang diperlukan untuk mengumpulkan data dan mengolahnya menjadi suatu laporan keuangan yang bersifat baik atau layak sebagai bahan yang membantu pengambilan keputusan maupun alat untuk pengawasan. Dengan sistem akuntansi pembelian yang baik dan memenuhi standar yang ditetapkan, maka secara tidak langsung manajemen telah memperoleh suatu alat pengawasan dalam prosedur pembelian, maka harus diterapkan sistem akuntansi pembelian yang baik. Dengan dijalankannya sistem akuntansi pembelian yang baik, manajemen akan dengan mudah menegetahui apa yang terjadi didalam perusahaan.

Menurut Mertawidjaja (1980:64) sistem pembelian harus dipusatkan pada bagian atau departemen pembelian. Juga prosedurnya pun harus ditetapkan untuk memenuhi kebutuhan atas barang oleh pegawai yang berwenang menetapkan kebenaran kebutuhan tersebut, dan pemenuhannya dilaksanakan oleh bagian pembelian menurut kebijaksanaan yang ditetapkan oleh manajemen. Apabila perusahaan memiliki lokasi di berbagai tempat, maka prosedur pembelian yang disentralisai merupakan sistem pembelian yang baik. Maka dengan adanya sistem pembelian dan pengendalian yang baik perusahaan dapat terus melangsungkan proses untuk mencapai sistem tersebut.

Transaksi pembelian merupakan salah satu transaksi besar yang sering terjadi dalam perusahan,  baik   yang   bergerak   dibidang   jasa, perdagangan,  maupun manufaktur,  salah  satunya  adalah  PT.  Kereta  Api Indonesia (Persero) DAOP IV Semarang. PT. Kereta Api Indonesia (Persero) DAOP IV Semarang merupakan perusahaan jasa yang bergerak dibidang transportasi. Salah satu komponen pokok yang digunakan untuk aktivitas sehari-hari adalah suku cadang. Suku cadang digunakan untuk operasional sarana dan prasarana perusahaan. Maka PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daop IV Semarang   melakukan pembelian persediaan suku cadang secara rutin. Agar  tidak  terjadi pembelian persediaan yang berlebihan  maupun kekurangan persediaan maka perlu mempertimbangkan beberapa hal yaitu berapa besarnya yang bersangkutan tersebut akan mengadakan pembelian kembali apabila persediaan dalam perusahaan tersebut dirasakan sudah semakin habis.

Namun  pada  PT.  Kereta  Api  Indonesia  (Persero)  Daop  IV Semarang Sistem Akuntansi pembelian yang diterapkan pada perusahaan masih dikatakan kurang baik, karena masih terdapat adanya penyelewengan yaitu adanya data yang sama tetapi dalam jumlah berbeda pada saat pembelian persediaan suku cadang dilakukan. Hal ini dilakukan untuk menggandakan dana yang akan dikeluarkan untuk pembelian persediaan barang tersebut. Walaupun pada PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daop IV Semarang mempunyai fungsi yang terkait atas pembelian persediaan sudah terpisah, tapi fungsi-fungsi tersebut masih belum optimal dalam melakukan transaksi pembelian barang, karena masih terdapat adanya penggandaan barang pada saat pembelian barang dilakukan.

Dengan keadaan tersebut, maka akan berpengaruh terhadap pendapatan yang akan diterima oleh perusahaan. Untuk menanggulangi adanya penyimpangan-penyimpangan dan penyelewengan tersebut, maka diperlukan adanya penerapan sistem akuntansi pembelian yang baik terhadap pembelian juga pengawasan yang ketat terhadap fungsi-fungsi penerimaan dan pembelian pada perusahaan. Hal ini bertujuan untuk menjaga kekayaan perusahaan dan dipatuhinya kebijakan manajemen. Maka lajunya proses pembelian akan ditangani secara baik.

Secara singkat masalah pembelian merupakan elemen yang penting dan perlu mendapat penanganan serius oleh perusahaan. Mengingat pentingnya pembelian persediaan suku cadang pada PT. Kereta Api Indonesia (Persero) DAOP IV Semarang, serta pentingnya pengendalian intern yang berhubungan dengan prosedur pembelian persediaan suku cadang agar terhindar dari kesalahan dan penyelewengan, serta untuk menjaga asset perusahaan yang sangat berharga. Maka perlu adanya pembenahan dalam sistem pembelian yang baik. Pentingnya pemisahan fungsi secara tegas dan tanggung jawab fungsi akan mudah kerjasama dalam pengawasan perusahaan dan mengurangi penyelewengan-penyelewengan yang ada dalam perusahaan.

Untuk menjaga kelancaran operasional perusahaan, perusahaan harus dapat menerapkan sistem akuntansi pembelian yang baik, serta mengurangi penyimpangan-penyimpangan yang mungkin terjadi dalam operasional sehari-hari. Untuk mengurangi penyimpangan-penyimpangan tersebut, maka diperlukan pengawasan dan pemeriksaan persediaan dan sistem pengendalian yang baik. Maka adanya latar belakang ini, maka penulis mengambil judul “SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN PERSEDIAAN SUKU CADANG PADA PT. KERETA API INDONESIA (PERSERO) DAERAH OPERASI IV SEMARANG” sebagai judul Tugas Akhir.

1.2.   Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah, maka rumusan masalah penelitian adalah Bagaimana Sistem Akuntansi  Pembelian Persediaan Suku Cadang yang diterapkan pada PT. kereta Api Indonesia (Persero) Daerah Operasi IV Semarang?