TINJAUAN SISTEM KEARSIPAN PADA PUSLITBANG GEOLOGI BANDUNG

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul

Perkembangan ilmu dan teknologi yang sangat pesat dewasa ini membawa pengaruh terhadap seluruh kegiatan yang dilakukan oleh organisasi. Kebutuhan akan informasi dalam suatu organisasi sangat penting untuk mencapai tujuan organisasi. Didalam suatu organisasi biasanya mempunyai tugas pokok dan fungsi, berdasarkan tugas pokok dan fungsi tersebut maka organisasi menyelenggarakan bermacam-macam kegiatan kantor yang harus dilaksanakan, sehingga tujuan organisasi dapat tercapai.

Kantor merupakan pusat kegiatan dan penyedia informasi, guna menunjang kemudahan pelaksanaan kegiatan organisasi. Menurut DR. Sedarmayanti, M.Pd, dalam bukunya Manajemen Perkantoran (2001 : 2), menyatakan bahwa "Kantor" adalah:

1. Tempat dilaksanakannya kegiatan menangani informasi.


2. Proses menangani informasi, mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan, sampai menyalurkan atau mendistribusikan informasi.

Oleh sebab itu kantor diharapkan mampu menyediakan informasi yang benar berdasarkan fakta, untuk memenuhi kebutuhan informasi pihak pimpinan dalam rangka mengatur dan mengendalikan perusahaan atau organisasi. Salah satu kegiatan kantor yang penting diantaranya adalah sistem kearsipan, yang meliputi arsip dan kearsipan.

Menurut Drs. The Liang Gie (2000 : 118),  Arsip adalah:

"Suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali".

Sedangkan Kearsipan menurut Drs. Moekijat (1995 : 75):

"Kearsipan" adalah penempatan kertas-kertas dalam tempat-tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa, sehingga setiap kertas (surat) bila diperlukan dapat diketemukan kembali dengan mudah dan cepat".

Adapun tujuan dari sistem kearsipan adalah:

1. Agar arsip dapat disimpan dan diketemukan kembali dengan cepat dan tepat.


2. Menunjang terlaksananya penyusutan arsip yang berdaya guna dan berhasil guna.

Dengan dilaksanakannya pengelolaan kearsipan yang baik berarti dapat mengatur, menyusun, serta mengumpulkan arsip atau warkat yang terprogram dan dapat memusnahkannya dengan cara yang paling tepat. Penataan arsip merupakan salah satu aspek yang harus diterapkan dalam pencapaian tujuan kantor guna menunjang peningkatan produktivitas dan efisiensi kerja kantor. Dengan demikian komunikasi kerja pegawai akan semakin lancar, sehingga koordinasi dan pengawasan semakin mudah.

Pada dasarnya pimpinan sangat menginginkan akan adanya arsip yang rapih dan tertib, guna memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali warkat yang dibutuhkan sewaktu-waktu dengan cepat dan tepat. Oleh karena pimpinan tidak mungkin mengurus sendiri arsipnya, maka dengan demikian pimpinan mengharapkan para stafnya dapat benar-benar mampu mengurus dan memelihara arsip untuk pimpinan maupun untuk kepentingan organisasi secara keseluruhan.

Mengingat pentingnya peranan penataan arsip pada suatu organisasi, penulis tertarik untuk mengetahui bagaimana penataan arsip yang baik. Penulis tertarik untuk melakukan praktek kerja dan menyusun Laporan Tugas Akhir dengan judul "Tinjauan Sistem Kearsipan Pada Puslitbang Geologi Bandung".

1.2 Identifikasi Masalah

Berdasarkan latar belakang penelitian, maka penulis mencoba mengidentifikasi masalah-masalah yang dapat menghambat pelaksanaan penataan arsip kantor untuk mencapai efisiensi kerja. Adapun masalah-masalah tersebut akan dibatasi sebagai berikut:

1. Bagaimana sistem kearsipan yang diterapkan pada Puslitbang Geologi?


2. Hambatan apa saja yang terdapat dalam sistem kearsipan pada Puslitbang Geologi?


3. Bagaimana cara mengatasi hambatan-hambatan tersebut pada Puslitbang Geologi?